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上海办公家具厂家,清理干净办公桌的3个步骤

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上海办公家具厂家,清理干净办公桌的3个步骤
时间:2017-09-07 20:36   作者: admin
摘要:曾经有段时间,我的办公桌上总会堆满手头工作的杂物 更别提几十件并不需要马上处理的东西:各种笔记、便条、电话号码、需要归档的文件,等等成堆物品。我忙得没时间去整理它们
曾经有段时间,我的办公桌上总会堆满手头工作的杂物 — 更别提几十件并不需要马上处理的东西:各种笔记、便条、电话号码、需要归档的文件,等等成堆物品。我忙得没时间去整理它们,而且就算自己清理完毕,那些杂物没过多久又会堆积起来。
如今情况已截然不同。现在我的桌面总是非常干净,桌上东西只和我正在处理的事情相关,或许还有一个笔记本和一支笔,以便我在各种有用信息、想法或待办事项出现时,将它们及时记下。这是一种身心解放的感受... 它使我感到沉静… 它能减少压力和混乱状态... 它使我更易找到各种东西... 它还让我变得更加高效多产。
我是如何完成这种转变的?它并非一趟轻松旅程,我也用了多年时间来不断改进,但基本步骤已在下面列出。我们需要记住的重点是,你必须有套合适的管理系统,而且必须教会自己遵从那套系统行动。否则,你只不过在清理办公桌,它仍将重复出现杂乱状态。
我当前所用管理系统的许多内容(而非自己还在一路尝试验证的做法),几乎全是从David Allen所写的《搞定:无压工作的艺术》那本书得来。若你还未读过这本书,我强烈推荐去阅读。
下面就是我的管理系统:
1. 首先,请将你桌面上和抽屉里的所有东西,全都堆在一起。然后放进一个“收纳篮”里(如果篮子装不下,请把东西堆在旁边桌上或附近其他地方)。从现在开始,你收到的所有东西都必须进入那个收纳篮里,并按以下步骤处理。
 
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2. 把这堆东西按照从顶部到底部的顺序进行处理。永远不要等下次又去分类,永远不要漏过一张纸,永远不要把纸张重新放回那堆东西里。直接做处理完那张纸需要做的事情,之后再转向下一个物品。你的处理选项有:丢弃,委派他人处理,归档,当场做完那件事,或把它记在待办事项清单上以后处理。请按照上述优先顺序进行处理。如果做完某事只用花上2分钟或更少时间,请直接做完它。如果要花更多时间,你也不能将它丢弃、委派或进行归档,就请记在待办事项清单上(我会在另一篇文章中更多讨论待办事项清单)。
3. 每天至少重复这种做法一次,以便保持桌面整洁。当天工作结束时进行整理应该最好,但我倾向于随时处理和清洁桌面。一旦处理完那堆杂物,你的桌面就将整洁干净。你已对物品做过丢弃、归档或各归其位的处理(不要留在桌面或藏进抽屉里)。请让它保持那种状态。你必须遵从这个管理系统:把所有东西放进你的收纳篮中,然后使用自己列出的行动步骤,处理收纳篮里的每一张纸。如果某张纸被记在待办事项清单上,你便可把这张纸保存在“行动文件夹”里。但你必须定期(每日或每周)检查这个文件夹,以确保里面所有东西都已得到清理。
就这么简单。你在便条上记了个电话号码?请别将它留在桌面上。把它归档到你的名片或联系人应用程序里。你有需要晚点处理的某件事?请别在桌面上保留那些文件。把它记到你的待办事项清单,再将那些文件归档到“行动文件夹”。请将其他所有东西都进行归档、丢弃或委派处理。
把东西留在桌上就是拖延行为(作为一名曾经的拖延者,我深知此事)。若你把事情推迟到晚点再处理,各种东西肯定会在桌上堆积起来。请立即处理它们,做出决定,采取行动。
我上面所描述的,是一种能够学习的好习惯,但它要花时间才能学会。你将犯错摔跤。请提醒自己留意,然后动手去做。它很快就会成为一种你很难打破的习惯。请相信我,一旦习惯让桌面保持整洁,你便不想再打破这种习惯。
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